Un expediente por persona
Datos personales, empleo, historial laboral, contratos, documentos y acuerdos en una sola ficha. El historial de cambios muestra el valor anterior, el nuevo y el motivo.
por Mando HR
Expediente digital · Sin papeleo
Expediente digital de empleados: completo, firmado y al día
Todos los documentos de cada persona, en un solo lugar. Pide lo que falta desde el celular, firma contratos y acuerdos sin imprimir y encuentra cualquier archivo con una búsqueda. Cada cambio queda claro para todos: quién lo hizo, cuándo y por qué.
- Lista de documentos por puesto con el avance de cada expediente
- Firma digital con PIN y constancia de firma verificable
- Avisos de contratos temporales y documentos por vencer
- Datos sensibles protegidos según el rol y bitácora de cada consulta
Funciones
Todo lo que puedes hacer con Expediente digital
Lo que falta, a la vista
Define qué pide cada puesto (identificación oficial, CURP, constancia de situación fiscal, comprobante de domicilio, acta de nacimiento) y ve el avance de cada expediente. Cada persona sube lo que falta desde su celular.
Firma digital con PIN
Contratos, reglamento interior, aviso de privacidad y el acuerdo de registro de jornada se firman con PIN al terminar de leer. La copia firmada incluye una constancia con método, fecha, IP y hash.
Vencimientos sin sorpresas
Avisos de contratos por tiempo determinado, periodos de prueba, licencias de manejo y acuerdos por renovar, con tiempo para decidir.
Privacidad por rol
CURP, RFC, NSS y teléfono aparecen enmascarados para los supervisores y el salario queda oculto. Cada consulta o descarga de datos personales queda en la bitácora.
Versiones y copia verificable
Los documentos se guardan con versiones y fecha, sin borrar los anteriores. Cada persona puede descargar una copia verificable de su expediente y de su registro de jornada.
Conectado con Mando HR
Capturas el expediente una vez. Nómina, turnos y Control40 ya lo saben.
Los datos que capturas una vez en el expediente (puesto, centro, salario, fecha de ingreso, modalidad) son los que usan Control40, el rol de turnos y la nómina. Y aquí vive el acuerdo de registro de jornada que firma cada persona, el que convierte su registro en prueba plena.
- Acuerdo de registro de jornada firmado con PIN y visible en Control40
- Cambios de salario y de puesto con fecha, listos para la nómina y para IDSE
- La CURP llena la fecha de nacimiento y detecta a las personas menores de edad
- Cuando alguien se va, su expediente se conserva completo
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En tres pasos
Así funciona en tu día a día
Sube tu plantilla
Impórtala desde Excel, CONTPAQi Nóminas o Aspel NOI y revisa las diferencias antes de confirmar.
Pide lo que falta
Cada persona recibe en su app la lista de documentos pendientes y firma su contrato y su acuerdo con PIN.
Encuentra y comprueba
Busca por nombre, número o CURP, descarga lo que necesites y revisa en la bitácora quién consultó cada expediente.
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Módulos que van de la mano
Preguntas frecuentes
¿Qué es un expediente digital de empleados?
Es la versión electrónica del archivo de cada colaborador: datos, contrato, documentos de identidad, alta ante el IMSS, constancias y acuerdos. En Mando HR, además, cada cambio queda con fecha, autor y motivo, y la información alimenta la nómina y el control de jornada.
¿Qué documentos lleva el expediente de un empleado?
Lo habitual es el contrato individual de trabajo, identificación oficial, CURP, constancia de situación fiscal, número de seguridad social, comprobante de domicilio, acta de nacimiento, acuse de alta en el IMSS y, si aplica, el aviso de retención del INFONAVIT. Con la reforma de 2026 conviene sumar el acuerdo de registro de jornada firmado.
¿Puedo firmar contratos de forma digital?
La LFT pide que las condiciones de trabajo consten por escrito, y la legislación mexicana reconoce el consentimiento expresado por medios electrónicos cuando se puede atribuir a quien firma y consultar después. Por eso Mando HR guarda junto a cada firma la evidencia: quién firmó, con qué medio, cuándo, desde qué IP y el hash del documento. Para casos particulares, consulta a tu abogado laboral.
¿Cuánto tiempo debo conservar los expedientes?
Los registros de jornada y la información laboral se conservan al menos cinco años (arts. 804, 836-C y 836-D de la LFT y art. 30 del CFF). Si son electrónicos, también debes poder indicar dónde está el original y cómo se protege.
¿Quién puede ver los datos personales de cada persona?
Depende del rol. RH y el Dueño ven el expediente completo; los supervisores ven los datos enmascarados y no ven el salario; el despacho de nómina ve lo necesario para pagar. Cada consulta y cada descarga quedan en la bitácora, y cada persona puede descargar una copia de su propio expediente.
¿Puedo importar los expedientes que ya tengo?
Sí. Importas la plantilla desde Excel o CSV, CONTPAQi Nóminas o Aspel NOI con vista previa de diferencias, y después cargas los documentos de cada persona o se los pides por la app.
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