Aviso de privacidad

Nextia («Nextia» o «nosotros»), con domicilio en C. Montes Urales 424, Lomas - Virreyes, Lomas de Chapultepec V Secc., Miguel Hidalgo, C.P. 11000, Ciudad de México, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba a través del sitio de Mando HR, de la plataforma Mando HR y de sus módulos, incluido Control40 (en conjunto, los «Servicios»), conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás normativa aplicable.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales, escribe a nuestro departamento de privacidad: [correo de privacidad].

Este aviso aplica a:

• Visitantes del sitio y personas que nos piden información, una demo o una cotización.
• Clientes y personas que administran su cuenta con roles como Dueño, RH, Nómina, Supervisor o Inspección.
• Colaboradores de nuestros clientes que usan Mando HR para marcar su jornada, consultar su registro, firmar acuerdos o hacer solicitudes.

Cuando actuamos por cuenta de la empresa para la que trabajas

Si la empresa o la persona para la que trabajas (en este aviso, «la empresa para la que trabajas») contrata Mando HR para administrar a su equipo de trabajo, esa empresa decide para qué se usan los datos de su plantilla y es responsable frente a ti. En ese caso, Nextia trata esos datos como encargado: solo para prestar los Servicios, conforme a las instrucciones de la empresa para la que trabajas y con las medidas de seguridad que describe este aviso. La empresa para la que trabajas debe darte a conocer su propio aviso de privacidad; Mando HR le permite publicarlo con versiones y registrar tu aceptación.

Según tu relación con nosotros, podemos tratar estas categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre, empresa, puesto, correo electrónico, teléfono (incluido tu número de WhatsApp) y ciudad.
• Datos laborales: número de colaborador, puesto, centro de trabajo, empresa o razón social que te emplea, turno, fecha de ingreso, CURP, RFC y número de seguridad social; y, cuando la empresa para la que trabajas usa el módulo de nómina, salario y datos para el pago.
• Datos de jornada: marcas de entrada, salida y pausas con su folio, hora de captura y de recepción y medio de marcaje; turnos, incidencias, permisos, vacaciones, horas por tipo, correcciones, objeciones y la firma de tus acuerdos.
• Geolocalización: la ubicación de tu dispositivo en el momento de marcar, para compararla con la geocerca de tu centro de trabajo.
• Datos biométricos: tu huella dactilar o los rasgos de tu rostro, solo si la empresa para la que trabajas habilita esos medios de marcaje y tú das tu consentimiento.
• Datos del dispositivo y de uso: identificador del teléfono o la tablet ligados a tu cuenta, dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo, y la bitácora de accesos y acciones dentro de la plataforma.
• Datos de facturación de clientes: razón social, RFC, régimen y domicilio fiscal, y datos de contacto para cobranza.

Los datos biométricos son datos personales sensibles. Solo los tratamos con tu consentimiento expreso y por escrito, que otorgas con tu firma autógrafa o electrónica o con el mecanismo de autenticación que habilite la plataforma, y únicamente para identificarte al marcar. Usar tu huella o tu rostro siempre es opcional: puedes marcar con PIN, desde el celular o por WhatsApp sin ninguna consecuencia.

Tu ubicación se toma solo en el momento en que marcas y requiere que la permitas expresamente en tu dispositivo. Mando HR no hace rastreo continuo de tu ubicación.

Tus datos de jornada describen tu vida diaria con mucho detalle. Aunque la ley obliga a la empresa para la que trabajas a llevar ese registro (artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo), los protegemos con las mismas medidas de seguridad que aplicamos a los datos sensibles.

Si la empresa para la que trabajas registra incapacidades u otras ausencias por motivos de salud, esa información puede revelar tu estado de salud: la tratamos como dato sensible y solo por cuenta de esa empresa.

Finalidades necesarias

Son indispensables para prestar los Servicios y para la relación que tenemos contigo:

• Crear y administrar cuentas, roles y permisos de acceso.
• Registrar marcas con folio y comprobante, y verificar tu identidad al marcar con PIN, dispositivo ligado, huella o rostro.
• Comparar la ubicación de una marca con la geocerca de tu centro y mandar a revisión las marcas dudosas, sin bloquearlas.
• Calcular jornadas, horas extra, descansos e incidencias conforme a la Ley Federal del Trabajo, y preparar la prenómina o la nómina que contrate la empresa para la que trabajas.
• Gestionar turnos, vacaciones, permisos, expediente digital, acuerdos, correcciones y objeciones.
• Generar expedientes y evidencia verificable con código, hash y código QR, y llevar la bitácora de accesos a datos personales.
• Enviarte comprobantes, avisos y notificaciones del servicio por la app, por correo electrónico o por WhatsApp.
• Dar soporte, mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y respaldar la información.
• Facturar, cobrar y administrar la relación comercial con nuestros clientes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades adicionales

No son necesarias para prestar los Servicios, pero nos ayudan a darte una mejor atención:

• Enviarte información sobre Mando HR, Control40 y otros productos de Nextia, así como invitaciones a eventos y contenidos.
• Pedirte tu opinión en encuestas de satisfacción.
• Elaborar estadísticas sobre el uso del sitio para mejorarlo.

Si no quieres que usemos tus datos para estas finalidades, escribe a [correo de privacidad] con el asunto «Finalidades adicionales» o usa el enlace para darte de baja que incluye cada correo. Tu negativa no afecta los Servicios. Nunca usamos los datos de los colaboradores de nuestros clientes para fines comerciales propios.

No vendemos ni rentamos tus datos personales. Solo los comunicamos en estos casos:

• A la empresa para la que trabajas, cuando es cliente de Nextia, porque los Servicios se prestan por su cuenta.
• A autoridades laborales, fiscales, de seguridad social, administrativas o judiciales, cuando una ley o una orden lo exija, o cuando la empresa para la que trabajas otorgue un acceso de inspección acotado, con vencimiento y en solo lectura.
• A quien verifica un expediente con su código QR: la verificación confirma que el documento es auténtico sin mostrar datos personales.

Estas comunicaciones no requieren tu consentimiento conforme a la ley. Además, nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta: infraestructura en la nube, mensajería (incluido WhatsApp cuando eliges ese medio), correo electrónico y soporte. Lo hacen bajo contrato, con obligaciones de confidencialidad y seguridad, y pueden estar fuera de México.

Si en el futuro necesitamos hacer una transferencia que requiera tu consentimiento, te lo pediremos antes.

Tienes derecho a conocer qué datos tenemos y cómo los usamos (Acceso), a pedir que los corrijamos si están desactualizados o son inexactos (Rectificación), a pedir que los eliminemos cuando no se usen conforme a la ley (Cancelación) y a oponerte a su uso para fines específicos (Oposición).

Cómo presentar tu solicitud

Envía tu solicitud a [correo de privacidad] con:

• Tu nombre y un medio para comunicarte la respuesta.
• Un documento que acredite tu identidad o, si actúas por alguien más, tu representación legal.
• La descripción clara de los datos y del derecho que quieres ejercer.
• Cualquier dato que nos ayude a localizar tu información, como tu empresa y tu centro de trabajo.
• Si pides una rectificación, la corrección y los documentos que la respalden.

Te responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles desde que recibamos tu solicitud y, si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Estos plazos pueden ampliarse una vez por un periodo igual cuando el caso lo justifique. El trámite es gratuito; solo podrías cubrir gastos de envío o de reproducción de documentos.

Si trabajas para un cliente de Nextia

Puedes dirigir tu solicitud a la empresa para la que trabajas, que la recibe y le da seguimiento desde Mando HR, o enviárnosla a nosotros y se la turnaremos. Los registros de jornada no se borran mientras la ley obligue a conservarlos: en su lugar, una corrección agrega una versión nueva y el original queda a la vista, como exige un registro confiable.

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos diste, con el mismo procedimiento de los derechos ARCO. La revocación no tiene efectos hacia atrás, y no podremos atenderla cuando debamos seguir tratando tus datos por una obligación legal. Si revocas tu consentimiento para usar tu huella o tu rostro, dejarás de usar esos medios y podrás seguir marcando con PIN, desde el celular o por WhatsApp.

Además de ejercer tus derechos ARCO, puedes pedirnos que te incluyamos en nuestra lista de exclusión para no recibir comunicaciones comerciales, escribiendo a [correo de privacidad]. También puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Procuraduría Federal del Consumidor.

Conservamos tus datos mientras sean necesarios para las finalidades de este aviso y mientras dure la relación con nuestro cliente. Los registros de jornada y la información laboral se conservan al menos cinco años, como piden los artículos 804 de la Ley Federal del Trabajo y 30 del Código Fiscal de la Federación, o el plazo mayor que establezca la empresa para la que trabajas. Al terminar esos plazos, los bloqueamos y después los suprimimos de forma segura.

Los datos biométricos se eliminan cuando revocas tu consentimiento, cuando la empresa para la que trabajas deshabilita esos medios de marcaje o cuando termina tu relación laboral.

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados. Entre ellas:

• Permisos por rol: cada persona ve solo lo que su puesto necesita, y solo en sus centros de trabajo.
• Bitácora de cada consulta o exportación de datos personales: quién, qué y cuándo.
• Acceso de inspección apagado por omisión; cuando se otorga, es acotado, con vencimiento y en solo lectura.
• Registros que no se reescriben: cada corrección agrega una versión y una cadena de hashes permite detectar cualquier alteración.
• Conexiones cifradas entre tu dispositivo y nuestros servidores.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

Nuestro sitio puede usar cookies y tecnologías similares para funcionar correctamente, recordar tus preferencias y obtener estadísticas de visita. Con ellas pueden obtenerse datos como tu dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y tiempo de navegación. Puedes deshabilitarlas o borrarlas desde la configuración de tu navegador; algunas funciones podrían dejar de estar disponibles.

La app de Mando HR guarda temporalmente en tu dispositivo las marcas que haces sin conexión, con un folio provisional, hasta enviarlas a la plataforma.

Los Servicios están dirigidos a empresas, no a menores de edad. Cuando un cliente registra a colaboradores de 15 a 17 años, como permite la Ley Federal del Trabajo, trata esos datos como responsable y debe contar con las autorizaciones que la ley exige; Mando HR le ayuda a identificarlos y a respetar las restricciones de su jornada.

Podemos modificar este aviso por cambios en la ley, en los Servicios o en nuestras prácticas de privacidad. Publicaremos la versión vigente en esta página, con su fecha de última actualización, y si un cambio requiere tu consentimiento te lo pediremos. Dentro de la plataforma, cada versión del aviso queda registrada con su fecha y con las aceptaciones de cada persona.

Al usar los Servicios después de conocer este aviso, consientes el tratamiento de tus datos personales en sus términos, salvo los datos sensibles, para los que recabamos tu consentimiento expreso y por escrito. Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales fue vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en la materia.