Registro electrónico de jornada: qué es, a quién aplica y cómo dejarlo listo

Qué es el registro electrónico de jornada

El registro electrónico de jornada es la constancia digital de a qué hora empieza y a qué hora termina la jornada de cada persona de tu equipo. La reforma de 2026 a la Ley Federal del Trabajo (LFT) lo volvió obligatorio: el artículo 132, fracción XXXIV, pide llevar un registro electrónico del inicio y el fin de cada jornada.

No es una lista de asistencia: no basta con saber si alguien vino, importa cuánto duró su jornada. Tampoco es el aparato: un reloj checador, una app o una tablet son formas de marcar; el registro es el conjunto de marcas guardado con su historia, que puedes mostrar con confianza a una autoridad o en un juicio. Por eso una libreta firmada no alcanza, y una hoja de cálculo que alguien llena al final de la semana se puede rehacer sin dejar rastro.

Qué cuenta como jornada

Para la LFT, la jornada es el tiempo en que la persona está a disposición de la empresa para trabajar. Incluye, por ejemplo, la comida cuando la persona no puede salir del lugar de trabajo, que la ley cuenta como tiempo efectivo (art. 64 LFT). Por eso las pausas también forman parte del registro, y a cada persona le conviene verlas reflejadas.

A quién aplica el registro de jornada laboral

La obligación es de todas las empresas (la LFT las llama patrones), y el artículo 132 no distingue por tamaño ni por giro: aplica igual a una cadena de restaurantes que a una planta con tres turnos o a un despacho con diez personas. Los detalles de operación están en las reglas de la STPS; mientras las revisas con tu área legal, lo más sencillo es que todo tu equipo marque.

Tampoco importa dónde se trabaje: cuentan igual las personas en sucursales, obra, campo, ruta o teletrabajo. Para ellas, lo más cómodo es marcar desde el celular, que guarda la marca aunque no haya conexión, o con marcaje asistido, en el que un supervisor marca por su cuadrilla y cada persona puede objetar.

Si tienes varias razones sociales

Si tu empresa opera con varias razones sociales y varios centros de trabajo, cada razón social responde por el registro de su equipo. Tu sistema debe separar la información por razón social y por centro, y entregar el expediente de cada una por separado.

Si en tu equipo hay menores de edad

No se contrata a menores de 15 años, y de 15 a 17 no pueden trabajar de noche, en domingos ni en días de descanso obligatorio, ni hacer horas extra. El registro te ayuda a cuidar esos límites y a mostrar que se respetan.

Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada: 2026 y 2027

Hay dos fechas y conviene tenerlas claras:

La fecha para tu calendario es el 1 de enero de 2027, aunque la obligación ya existe. Empezar antes tiene ventajas: cada semana registrada es una semana en la que RH y tu equipo ven las mismas horas, y si alguien pregunta por sus horas extra, la respuesta ya está ahí.

Esa fecha coincide con el primer escalón de la semana laboral más corta, que baja dos horas cada enero hasta llegar a 40 en 2030. El calendario completo está en la guía de la ley 40 horas.

Qué debe incluir tu registro de jornada

La ley pide lo mínimo: el inicio y el fin de cada jornada. Pero un registro con solo dos horas por día deja preguntas abiertas: ¿quién capturó esa hora?, ¿se cambió después?, ¿la persona estuvo de acuerdo? Un buen registro las responde solo.

Además, cada marca debería decir cómo se hizo (celular, kiosco, WhatsApp, huella, reconocimiento facial o reloj checador), en qué centro y cuándo la recibió el sistema: si un celular estuvo sin conexión, vale la hora de la marca, no la de la sincronización. Nadie pierde una marca por falta de señal.

¿Sirve el reloj checador que ya tengo?

Sí, si sus marcas llegan a un registro electrónico que guarde versiones. Si tu reloj guarda las marcas solo en su memoria y se descompone, se pierden; lo práctico es importarlas o sincronizarlas a un sistema. Si estás eligiendo equipo, mira cómo funciona un reloj checador digital que ya cumple con esto.

Prueba plena o prueba admisible: el acuerdo con cada persona

Aquí está la diferencia entre un registro que demuestra por sí solo y uno que solo ayuda. Según los artículos 776, fracción VIII, y 784 de la LFT, un registro de jornada acordado con cada persona es prueba plena: por sí solo acredita las horas en un juicio. Sin ese acuerdo es prueba admisible: el tribunal lo puede tomar en cuenta, pero no basta por sí solo.

El acuerdo es individual, y también es buena noticia para cada persona: deja por escrito cómo se registran sus horas. En la práctica conviene que:

• Cada persona lo lea completo antes de firmar, y quede constancia de cuándo y cómo firmó.
• Tenga versiones: si cambias el texto, quienes firmaron antes renuevan, y su firma anterior sigue vigente mientras tanto.
• Firmar no sea condición para marcar: quien aún no firma sigue registrando su jornada, solo que esas marcas valen como prueba admisible.
• RH vea de un vistazo quién firmó, quién debe renovar y cuántas marcas no tienen acuerdo.

La carga de la prueba: a la empresa le toca probar la jornada

En un juicio laboral, si una persona reclama horas extra o dice que su jornada era más larga, no es ella quien tiene que demostrarlo: el artículo 784 de la LFT pone en la empresa la carga de probar la duración de la jornada. Si no se presentan los registros que la ley pide conservar, se presumen ciertos los hechos que afirma la persona.

Por eso el registro no es un trámite: es lo que da certeza a los dos lados. Y funciona solo si nadie puede reescribirlo sin dejar rastro, si cada persona puede ver y objetar cualquier cambio, y si puedes entregarlo en un formato que cualquiera pueda verificar.

Cómo se corrige una marca sin que pierda valor

Las correcciones son normales: alguien olvidó marcar la salida o un celular se quedó sin batería. Lo importante es que la corrección no sustituya al original. Cada cambio agrega una versión nueva con autor y motivo, deja el original a la vista y avisa a la persona con un plazo para objetar. En Control40 ese plazo es de 48 horas desde que la persona abre el aviso, y una disputa sin resolver viaja a nómina como etiqueta, nunca como descuento. Transparencia para todos.

Cuánto tiempo conservar el registro de jornada: al menos 5 años

Los registros de jornada se conservan al menos cinco años. Si son electrónicos, además debes poder indicar dónde está el original y cómo se protege, porque un archivo que alguien pudo alterar pierde valor como prueba. Antes de elegir una herramienta, pregunta:

• ¿Quién puede modificar las marcas y qué rastro queda cuando alguien lo hace?
• ¿Puedo sacar el expediente de cualquier periodo en PDF, Excel y CSV, incluso de personas que ya no están en la empresa?
• ¿Cómo compruebo que el archivo que entrego es idéntico al que está en el sistema?

La última pregunta es la más importante. Un expediente con código de verificación, hash y código QR permite que un inspector o un juez compruebe que el archivo no cambió, sin tener una cuenta en tu sistema ni ver datos personales. Y tu equipo también gana: verificar el archivo no expone sus datos personales.

Lo que ganan RH y tu equipo con un registro claro

El valor de un buen registro se nota en el día a día. Cada persona sabe cuántas horas trabajó y cómo se pagan. RH cierra la semana sin perseguir datos. Y si surge una duda sobre horas extra, hay una respuesta clara que todos pueden ver. Lo mismo en una inspección: muestras el registro completo por centro de trabajo y por periodo, sin carreras.

Y un dato legal, para tenerlo a mano: según el artículo 994, fracción IV Bis, de la LFT, no llevar el registro electrónico de jornada se sanciona con multas de 250 a 5,000 UMA (Unidad de Medida y Actualización). El valor de la UMA se actualiza cada año, así que el monto en pesos cambia.

Cómo dejar listo tu registro antes del 1 de enero de 2027

Si todavía no tienes un registro electrónico, estos son los pasos en orden. Marca los que ya resolviste y mira qué te falta.

Si te faltan varios, no intentes resolver todo a la vez: con un sistema funcionando y tu equipo marcando, los acuerdos, las reglas de horas extra y la conexión con tu nómina se ajustan en las semanas siguientes. Paso a paso.

Cómo te ayuda Control40, el módulo de control de jornada de Rhali

Funciona como reloj checador y lleva el registro electrónico de jornada que pide la ley. Y como es parte de Rhali, sus marcas llegan solas a la nómina, a los turnos y a los reportes. Estas son sus cuatro promesas, y puedes verlas en una demo:

Los acuerdos se firman con PIN desde el celular, el expediente sale con un clic con código, hash y QR, y un simulacro de inspección te muestra lo que tendrías que explicar. Conoce el control de jornada laboral con Control40, compara las formas de marcar en checador de asistencia o descubre cómo llegan las horas a tu nómina en CONTPAQi y Aspel NOI.